Acomodando Un Plan De Cuentas Para Su Negocio

El plan de cuentas es en realidad el punto de partida para llevar la contabilidad de su negocio. Es una tabla, o listado de todas las cuentas que se van a ocupar para registrar las transacciones comerciales. Cuando se registra una transacción, por medio de una partida contable, el debe y el haber respectivos se trasladan a las cuentas que están establecidas en el plan de cuentas, que constituye el esquema por la cual se generan los estados financieros y otros informes.

Consideraciones Generales

Los siguientes son algunos de los aspectos para considerar cuando se toma la decisión de ocupar algún plan de cuentas previamente establecido, como aquel que viene con un software de contabilidad; cuando se decide adaptar el plan de cuentas para las necesidades específicas de su negocio; o cuando se emprende a construir un plan de cuentas desde cero:
· ¿Qué información financiera necesita para manejar su negocio?
· ¿Qué clase de informes financieros va a estar generando y a quién van a estar dirigidos?
· ¿Qué información va a necesitar para confeccionar sus distintas declaraciones de impuestos?
· ¿Está sujeto su negocio a requerimientos especiales de información por parte de organismos fiscalizadores o reguladores?

Nivel de Detalle

Otra consideración es el nivel de detalle que se debiera incorporar al plan de cuentas. Un plan de cuentas muy general, que tiene solamente categorías amplias de cuentas, puede facilitar la teneduría de los libros pero quizás no le proporciona mucho en cuanto a la capacidad para análisis. Y, por el otro lado, un plan de cuentas que es muy complejo, puede hacer que la teneduría de los libros se transforma en un trabajo difícil e incómodo. En general, el plan de cuentas debiera estar desglosado en el nivel de detalle que usted está capaz de manejar y que está interesado en manejar, con tal que satisface los requerimientos correspondientes en cuanto a la generación de informes para efectos financieros, tributarios y reglamentarios.

Generalmente, en un software de contabilidad se asignan códigos para identificar las distintas cuentas. El esquema de códigos puede venir previamente establecida o quizás usted tendrá que adaptar o crearla. Se puede usar rangos para definir las principales categorías de cuentas y sus respectivas categorías secundarias, con códigos individuales asignados a cada cuenta dentro de un cierto rango. Aquí es importante tener una secuencia lógica para asignar códigos, que es lo suficiente amplia y flexible como para permitirle agregar cuentas según sea necesario, para satisfacer las necesidades dinámicas de su negocio mientras se va evolucionando y creciendo.

Plan de Cuentas y el Balance de Comprobación de Saldos

El plan de cuentas constituye la base sobre la cual se genera el balance de comprobación de saldos. Este balance es un listado de todas las cuentas, con sus respectivos saldos de apertura, cargos y abonos para el período y saldos de cierre. El balance de comprobación de saldos es, a su vez, la base para elaborar los estados financieros: el balance general, el estado de resultados y el estado de flujos de efectivo. El plan de cuentas normalmente sigue la secuencia de las cuentas como aparecen en el balance general, seguido por las cuentas que se presentan en el estado de resultados. Por consiguiente, el orden de las cuentas es generalmente el siguiente:
· Activo
· Pasivo
· Patrimonio
· Ingresos
· Gastos

Activo

El activo consiste de las siguientes categorías amplias:
· Activo circulante
· Activo fijo
· Otros activos

El orden en que se presentan las cuentas en el balance puede variar de un país a otro. Por ejemplo, en Europa es más común empezar con el activo fijo, mientras en las Américas el balance empieza con los activos más líquidos.

Activo Circulante

El activo circulante puede dividirse en Efectivo y Equivalentes al Efectivo, Cuentas por Cobrar, Existencias, Gastos Pagados por Anticipado y Cargos Diferidos. La sección de efectivo y equivalentes al efectivo incluiría cuentas como Caja, Caja Chica, Bancos, Depósitos a Plazo, Certificados de Depósito, Valores Negociables y similares. Si su negocio tiene más que una cuenta bancaria, quizás sería conveniente que usted establezca una cuenta contable aparte para cada una, para facilitar la conciliación bancaria y el control.

La sección de cuentas por cobrar va a incluir Deudores por Ventas, o Cuentas por Cobrar a Clientes. Esta cuenta normalmente está respaldada con un libro auxiliar, con una cuenta separada para cada cliente. Se ocupa una cuenta que se llama Provisión de Cuentas Dudosas de Cobrar, o Provisión de Cuentas Incobrables para registrar las cuentas que posiblemente no va a ser posible recuperar. Esta cuenta de provisión normalmente lleva un saldo haber, con la contrapartida siendo un cargo a una cuenta correspondiente en la sección de gastos.

Normalmente, las cuentas por cobrar que están documentadas se contabilizan como Documentos por Cobrar. Si su negocio es una empresa dentro de un grupo de empresas afiliadas, es una subsidiaria de una empresa matriz, o tiene participación en el patrimonio de otras empresas, la sección de cuentas por cobrar podría incluir Cuentas por Cobrar a Empresas Relacionadas, Cuentas por Cobrar a Filiales, o cuentas similares. Éstas podrían ser cuentas por cobrar, o documentos por cobrar, o ambos.

Otras cuentas que podrían aparecer en la sección de cuentas por cobrar incluyen Fondos por Rendir, Cuentas por Cobrar al Personal, Préstamos por Cobrar al Personal, Cuentas por Cobrar a Ejecutivos, Impuestos por Recuperar y Otras Cuentas por Cobrar.

Las cuentas que se establecen en la sección de existencias dependen del giro del negocio. Algunos ejemplos generales incluyen Materias Primas, Insumos, Trabajo en Proceso y Productos Terminados. Es posible que se lleve un libro auxiliar de existencias, para mantener un registro individual de cada producto.

Los gastos pagados por anticipado podrían contabilizarse en una sola cuenta, o se podría establecer cuentas separadas para distintas clases de gastos pagados por anticipado, como Seguros, Arriendos, Intereses, Contratos, o Anticipos a Contratistas. Debiera haber una cuenta para los Pagos Anticipados del Impuesto a la Renta Estimado, para el impuesto a la renta federal en los Estados Unidos y los Pagos del Impuesto Estatal y Local Estimados, si correspondan.

Los cargos diferidos también podrían contabilizarse en una sola cuenta, o en cuentas separadas para Gastos Diferidos, Impuestos Diferidos, Aranceles o Cargos Aduaneros Diferidos y otras, según se requieran.

Activo Fijo

Si usted tiene un negocio con pocos activos fijos, puede ser suficiente contabilizarlos a todos en una sola cuenta en el libro mayor, con un libro auxiliar u otro tipo de desglose o respaldo que identifica específicamente a cada activo. Por otro lado, si usted tiene un negocio que es intensivo en el uso de bienes capitales, puede ser preferible crear distintas cuentas para las distintas clases de bienes, tales como Terrenos, Edificios e Instalaciones, Infraestructura, Construcción en Progreso, Maquinaría y Equipos, Muebles y Útiles, Vehículos, y Derecho de Arrendamiento y Mejoramientos a la Propiedad Arrendada.

Por lo general, se debiera establecer cuentas de depreciación acumulada para reflejar la manera en que los activos correspondientes están contabilizados.

Otros Activos

La sección de otros activos incluye cuentas y documentos por cobrar a largo plazo, del personal, de los dueños y ejecutivos, de empresas relacionadas y otras partes. En esta sección también se encuentran Depósitos y Otras Garantías, Inversiones a Largo Plazo, incluyendo Inversiones en Empresas Relacionadas o Empresas Afiliadas.

Otra categoría de cuentas que caben dentro de otros activos serían los Intangibles, tales como Gastos de Organización o Gastos de Puesta en Marcha, que usted opta por diferir y amortizar durante un cierto plazo a futuro. Puede ser necesario crear cuentas para Otros Cargos Diferidos, para las cantidades que se pagan ahora y que van a aportar a la generación de ingresos durante un período que sea más largo que un año. El Menor Valor de Inversión es otra cuenta en esta sección que normalmente corresponde a adquisiciones en que el monto que se paga excede el valor contable de los activos o la inversión adquirida. Las cuentas relacionadas de amortización de los activos intangibles también aparecerían en esta sección.

Pasivo

Las cuentas del pasivo se separan en pasivo circulante, para las obligaciones que vencen dentro del período actual de operaciones, que normalmente es un año, y el pasivo de largo plazo, para las obligaciones que vencen en más de un año de la fecha actual.

Pasivo Circulante

Las cuentas del pasivo circulante incluyen los Préstamos Bancarios. Estas cuentas pueden tener distintas denominaciones, como Deuda Bancaria a Corto Plazo, Obligaciones con Bancos a Corto Plazo, u Obligaciones con Bancos e Instituciones Financieras a Corto Plazo. También puede haber una o más cuentas establecidas para las Obligaciones de Leasing Financiero con Vencimiento Dentro de Un Año.

Una de las principales cuentas dentro de la sección del pasivo circulante es aquella de Cuentas por Pagar del Giro, la cual también puede estar denominada Cuentas por Pagar a Proveedores, o simplemente Proveedores. Como la cuenta correspondiente, Cuentas por Cobrar a Clientes, en la sección del activo circulante, normalmente hay un libro auxiliar para Cuentas por Pagar a Proveedores, para mantener registros de las cuentas individuales de los proveedores.

Otras cuentas del pasivo circulante incluyen Documentos por Pagar, aparte de las obligaciones con bancos; Dividendos por Pagar, en el caso de una sociedad anónima; Impuesto a la Renta por Pagar; y Otras Cuentas por Pagar, o Acreedores Varios.

Si hay empresas relacionadas al negocio suyo, puede haber una o más cuentas dentro del pasivo para contabilizarse los montos adeudados a dichas empresas. Estas cuentas puedan denominarse Cuentas por Pagar a Empresas Relacionadas, o Documentos y Cuentas por Pagar a Empresas Relacionadas, si hay obligaciones documentadas en adición a cuentas abiertas.

Las Provisiones constituyen otra clase de cuentas en la sección del pasivo circulante. Se ocupan las provisiones para contabilizar gastos incurridos, o devengados, que se aplican al período en curso pero que no se han facturado. Puede haber una sola cuenta para provisiones, o puedan haber cuentas separadas establecidas para Servicios Públicos Provisionados, Vacaciones Devengadas, Impuestos Devengados y otros.

Si usted tiene trabajadores y una planilla de remuneraciones en su empresa, necesita cuentas para las Retenciones de los trabajadores, para contabilizar las cantidades que se descuentan de sus pagos de sueldos y que están pendiente pago a la institución correspondiente. Cuentas de retenciones pueden estar establecidas para impuestos, incluyendo el Impuesto a la Renta Federal en los Estados Unidos, el Impuesto a la Renta Estatal y Local, el Impuesto de Seguro Social y de Medicare; las Retenciones Judiciales por Pensión Alimenticia, por ejemplo; y para los Planes de Beneficios, incluyendo los Planes de Pensiones y de Seguro Médico, o Atención de Salud. Si su empresa ofrece un plan por el cual los trabajadores pueden hacer elecciones de diferir una parte de su sueldo para pagarla a un plan de pensión, debe haber una cuenta de retención establecida para la porción de los sueldos que los trabajadores optan por diferir acorde al plan.

Como empleador, también hay cuentas del pasivo que se necesitan para los impuestos sobre la planilla de remuneraciones que son a cargo del empleador. Se pueda referir a estas cuentas como Aporte Patronal e incluyen Seguro Social, Impuestos Federales y Estatales para el Desempleo y el Seguro de Accidentes y Enfermedades del Trabajo. Si su empresa tiene un plan de pensiones en que el empleador iguala los montos aportados por los trabajadores al plan, u otro tipo de plan de beneficios para los trabajadores en que el empleador hace aportes, debiera haber una cuenta establecida para contabilizar la obligación del empleador de hacer los aportes correspondientes a estos planes.

Otras cuentas para impuestos por pagar que puedan tener que establecerse incluyen el Impuesto a las Ventas, el Impuesto sobre Derechos Reales o Bienes Inmuebles y Propiedad Personal y el Impuesto a la Renta, incluyendo el federal, estatal y local. Aunque no se usa en los Estados Unidos, el Impuesto al Valor Agregado (IVA) es una cuenta común en muchos países. Estas cuentas por pagar se usan para contabilizar las obligaciones tributarias en que el monto de la obligación se ha determinado, por ejemplo cuando una declaración de impuestos se ha presentado, y que están pendiente pago.

Las cuentas de Impuestos Devengados se usan para contabilizar los impuestos que se aplican al período contable, y que se han calculado, en base de los beneficios netos o sobre alguna otra base impositiva, pero para los cuales aún no se ha presentado una declaración y por tanto el monto definitivo de la obligación aún no se ha determinado. Por ejemplo, se puede hacer una provisión cada mes para el impuesto a la renta federal en los Estados Unidos, aunque la obligación definitiva no se va a determinar hasta que se presenta la declaración al fin de año.

Otra clase de cuentas del pasivo incluye los Ingresos Recibidos en Adelantado, o Ingresos no Devengados, tales como pagos anticipados por contratos que no se han terminado. Otro tipo de cuenta en esta sección del pasivo podría constituir los depósitos que se están guardando como garantía y que eventualmente tendrán que devolverse.

Pasivo de Largo Plazo

Las cuentas en la sección pasivo de largo plazo reflejan las correspondientes cuentas de la sección del pasivo circulante. Éstas incluyen la porción a largo plazo de obligaciones con bancos y otros acreedores. Puede haber una cuenta dentro del pasivo de largo plazo para obligaciones según leasing financiero. Los pasivos de largo plazo también puedan incluir Documentos por Pagar, Efectos de Comercio y Obligaciones con el Público, o Bonos. Y puede haber cuentas y documentos por pagar a empresas relacionadas.

Capital o Patrimonio

Las cuentas que se establecen en esta sección dependerán de la estructura legal de su negocio. En una empresa que es propiedad de una sola persona, habrá una cuenta para el Capital del Propietario, que refleja el monto que tiene invertido en el negocio. También debiera haber una cuenta para contabilizar los montos que el propietario retira del negocio. En una sociedad colectiva, hay cuentas para el Capital de los Socios, y cuentas para los Retiros de los Socios. Si no se establece una cuenta separada para cada socio en el plan de cuentas, debiera haber un registro auxiliar con la cuenta individual correspondiente a cada socio.

En una sociedad anónima, debiera haber una cuenta de Capital, que podría estar separada en Acciones Comunes y Acciones Preferentes, si corresponda. Si las acciones tienen un valor par o valor declarado y se venden a un precio mayor que esa cantidad, el exceso se contabilizaría como Sobreprecio en Venta de Acciones Propias. Las acciones que la sociedad anónima compra de vuelta se contabilizan en una cuenta denominada Acciones en Caja. También puedan haber cuentas establecidas para Reservas Legales u otros tipos de reservas.

En adición a los aportes de Capital, en los casos de una empresa con un solo propietario y las sociedades colectivas, o el Capital Social o Capital Pagado, en el caso de una sociedad anónima, la sección patrimonio también tiene cuentas para contabilizar el Beneficio o Pérdida Neta para el Período y los Beneficios o Pérdidas Acumulados. En una empresa con un solo propietario o en una sociedad colectiva, probablemente es más común la denominación Utilidades o Ganancias Acumuladas. Una sociedad colectiva debiera tener cuentas, o registros de respaldo, que muestran la porción de las ganancias que corresponde a cada uno de los socios. En una sociedad anónima, la denominación generalmente usada es Utilidades Retenidas. Una sociedad anónima también pueda tener cuentas para Dividendos Provisorios y una Reserva para Futuros Dividendos.

Cuentas de Ingresos y Gastos

En el plan de cuentas, generalmente aparecen las cuentas de resultados, es decir las cuentas de ingresos y gastos, empezando con las cuentas de ingresos, con cuentas para Ingresos de Explotación, o Ingresos de Operaciones, y cuentas para Ingresos No Operacionales; después las cuentas para Costo de Ventas o Costos de Operaciones, seguidas por los Gastos Operacionales y finalmente los Gastos No Operacionales. Éstas son las cuentas que forman la base desde la cual se genera el estado de resultados y también son las cuentas que se necesitan para confeccionar las declaraciones de impuestos.

Ingresos

Las cuentas de ingresos que se establecen en el plan de cuentas dependen del giro del negocio. La cuenta Ventas es una cuenta general y pueda ser que usted quiera desglosarla en cuentas separadas de ventas por producto, mercado, clase de obra o trabajo, o según cualquier otro criterio que tiene sentido para su empresa. Lo importante es contabilizar las ventas en la manera que usted quiere analizar e informarlas. Cuentas relacionadas con ventas, que normalmente llevan saldos deber incluyen Devoluciones y Rebajas y Descuentos.

Otras cuentas de ingresos operacionales comúnmente usadas incluyen Arriendos, Servicios, Comisiones, Honorarios y Regalías.

Las cuentas de ingresos no operacionales incluyen toda clase de ingresos que se perciben, que no forman parte de su giro principal. Éstas podrían incluir Intereses o Ingresos Financieros, Dividendos, Ganancias o Pérdidas de Inversiones, a menos que usted está en el negocio de finanzas, en cuyo caso éstas serían cuentas de ingresos operacionales, Participación en los Ingresos de Filiales, si corresponda, Mayor o Menor Valor por la Venta de Equipos, Ingresos por Venta de Chatarra, Ganancias y Pérdidas por Diferencia de Cambio, si se trabaja con distintas monedas, y Otros Ingresos, para cualquier ingreso que no cabe dentro de otra cuenta.

Costo de Ventas

Algunas de las cuentas que componen el costo de ventas son Compras, Devoluciones y Rebajas de las Compras, Descuentos Comerciales, Flete, y Cargos de Transporte. En un ambiente de producción, los Costos de Fabricación pueden desglosarse en Materia Prima, Mano de Obra Directa, Mano de Obra Indirecta, Reemplazo de Herramientas Pequeñas, Mermas, Suministros de Producción, Suministros de Mantenimiento, Reparaciones, Servicios Públicos, Impuestos sobre los Bienes Inmuebles y Propiedad Personal, Investigación y Desarrollo, Depreciación y Amortización. Si se ocupa un sistema de contabilidad basada en costos estándar, esta sección del plan de cuentas incluiría las cuentas de los Costos Estándar y las Variaciones.

Gastos

Algunas de las categorías generales de los Gastos Operacionales o Gastos de Explotación que aparecen en el plan de cuentas incluyen las siguientes:

· Gastos de ventas
· Gastos relacionados al personal
· Materiales
· Reparaciones y mantenimiento
· Arriendos
· Seguros
· Marketing, publicidad y promoción
· Honorarios profesionales
· Gastos operacionales de la propiedad
· Servicios públicos
· Depreciación y amortización

Las cuentas que su negocio necesita para contabilizar los Gastos de Venta probablemente dependen de cómo se maneja la mayor parte de sus ventas, que sean ventas al contado, ventas con pago por tarjeta de crédito o débito, o ventas a crédito abierto, por ejemplo. Algunas posibles cuentas incluyen Cuentas Dudosas de Cobrar o Cuentas Incobrables, Cargos por Tarjetas de Crédito, Comisiones, y Sobrantes y Faltantes de Caja.

Los Gastos Relacionados al Personal incluirían Sueldos o Remuneraciones, lo cual se puede desglosarse en Sueldo Base, Horas Extras, Vacaciones, Indemnizaciones, Incentivos, Feriados, Licencias Médicas, Comisiones, Bonos, y Gratificación. Las cuentas para Beneficios al Personal incluyen Aporte Patronal al Seguro de Accidentes y Enfermedades del Trabajo, Seguro de Salud, Seguro de Vida, Seguro de Incapacidad Laboral, Aportes a Planes de Pensión, y Comidas. También se necesitan cuentas de gastos para los Impuestos a Cargo del Empleador para Seguro Social y Medicare y los Seguros Federal y Estatal de Desempleo. Otros gastos relacionados al personal, o Gastos de Recursos Humanos incluyen Cuotas y Suscripciones, Alojamiento, Relaciones Laborales, Reclutamiento, Traslados, Capacitación, y Viajes y Atención a Terceros.

Las cuentas de gastos por Materiales, aparte de las cuentas establecidas para materiales en la sección Costo de Ventas, podrían incluir Repuestos, Suministros Operacionales, Suministros de Mantenimiento, Artículos de Aseo, y Artículos de Oficina.

Las cuentas de Reparaciones y Mantenimiento podrían separarse entre Mano de Obra y Materiales, por ejemplo, o se podría crear cuentas separadas de reparaciones y mantenimiento por clase de equipos, en un negocio intensivo en el uso de bienes de capital. Los gastos de Arriendos podrían separarse en Terrenos, Edificios, Equipos y Vehículos.

Algunos ejemplos de gastos de Seguros incluyen Edificios y Su Contenido, Interrupción de Operaciones, Terremoto, Inundación, Incendio y Robo, Fraude, Vida, Bienes Perdidos o Dañados, Responsabilidad por Productos, Responsabilidad Profesional, y Responsabilidad Ante Terceros.

Gastos de Marketing, Publicidad y Promoción incluyen Comisiones, Viajes, Materiales en el Punto de Ventas, Materiales Impresas, Gastos de Radio y Televisión, y Derechos de Franquicia.

Honorarios Profesionales incluyen Legal, Auditoria, Contabilidad, Asesoría Tributaria y otras clases de Consultoría.

Podría resultar beneficioso un desglose de los Gastos Operacionales de la Propiedad en un negocio que tiene una infraestructura importante. Algunas de las posibles cuentas incluyen Suministros para la Construcción, Equipos Eléctricos y Mecánicos, Ascensores, Suministros de Ingeniería, Mantención de Jardines, Pintura y Decoración, y Eliminación de Desechos.

Los Servicios Públicos incluyen Energía Eléctrica, Combustible, Agua y Alcantarillado, y Teléfono.

Las cuentas de gastos de Depreciación y Amortización debieran estar al mismo nivel de detalle y debieran reflejar las cuentas correspondientes de Depreciación y Amortización Acumulada en la sección Activo Fijo.

Gastos No Operacionales

Esta sección de gastos incluye Intereses y Gastos Financieros, Impuestos y otras cuentas, según se necesitan.

Las cuentas de Intereses puedan crearse acorde al tipo de deuda subyacente, como Intereses sobre Créditos Hipotecarios, Intereses sobre Documentos por Pagar a Bancos, Intereses sobre Leasing Financiero, y Amortización de Costos Diferidos de Financiamiento.

Impuestos incluyen Impuestos sobre Bienes Inmuebles y Propiedad Personal, Impuestos Específicos, y Impuesto a la Renta, Federal, Estatal y Local. Los Impuestos a la Venta que se pagan normalmente se incluyen en la cuenta de gastos a que se relacionan, como Materiales y Suministros, por ejemplo.

Otras cuentas de gastos no operacionales que se podrían ocupar incluyen Licencias, Aportes y Donaciones, Pérdidas y Daños, Cargo de Obsolescencia de Existencias, y Ganancias y Pérdidas por Diferencia de Cambio.