Cómo Completar Su Forma W-4

Cada vez que usted comienza un nuevo trabajo, uno de los formularios que tiene que llenar es la Forma W-4, Certificado de Descuentos del(la) Empleado(a) para la Retención. La información que usted proporciona en este formulario, junto con el nivel de sus ingresos, van a determinar el monto que su empleador retiene de su paga para efectos del impuesto a la renta federal. Puede usar la hoja de trabajo adjunta a la Forma W-4 para determinar el número de descuentos que usted puede reclamar. Se debiera completar las hojas de trabajo lo más precisamente posible, en base de la mejor información de que se dispone en esa oportunidad y en base de sus mejores estimaciones de lo que va a ser su situación tributaria para el año. Si posteriormente su situación cambia, puede entregar un nuevo W-4.

La Forma W-4 contiene básicamente tres tipos de información que se usa para determinar la cantidad que se va a retener, en base de su remuneración:
· Su estado civil para efectos del impuesto a la renta federal: si se va a retener el impuesto a la tasa que corresponde a los contribuyentes solteros, que es más alta, o a la tasa para los contribuyentes casados, que es más baja.
· El número de descuentos que usted está reclamando. Estos descuentos generalmente corresponden al número de exenciones personales y por dependientes que usted está reclamando. Cada descuento adicional que usted reclama significa menos impuesto que se va a retener.
· Algún monto adicional que usted quiere que se retenga de su pago. Esto puede ocurre, por ejemplo, cuando tiene más que un trabajo, o si usted es casado, ambos cónyuges están ganando un sueldo. Se puede calcular este monto adicional usando una de las hojas de trabajo. Otra situación en que pueda ser necesario retener un monto adicional es cuando, en adición a su sueldo, usted tiene otros ingresos que están afectos al impuesto a la renta, pero para los cuales no se está reteniendo ningún impuesto.

Estado Civil

En el casillero 3 de la Forma W-4, hay tres casilleros para indicar el estado civil: Soltero, Casado, y Casado pero que se retiene a la tasa mayor que corresponde a los contribuyentes solteros.

Soltero

Debiera marcar Soltero si usted es soltero, divorciado o separado bajo una sentencia judicial de manutención por separado. También debiera marcar soltero si usted es casado pero su cónyuge no es ciudadano o residente de los Estados Unidos. En ese caso, normalmente no podría presentar una declaración conjunta de impuestos. Pero si uno de ustedes es ciudadano o residente de los Estados Unidos, pueden optar por tratar el cónyuge no residente como residente para efectos tributarios. En ese caso, podría presentar una declaración conjunta y podría marcar el casillero para Casado en la Forma W-4.

Casado

Debiera marcar el casillero Casado si usted es casado y ni usted ni su cónyuge son extranjeros no residentes. Se le considera que usted está casado si está casado el último día del año. También se le considera que usted es casado si su cónyuge falleció durante el año. Asimismo, debiera marcar el casillero Casado si usted espera que va a tener el estado civil de viudo(a) con hijo(a) calificado(a) cuando presenta su declaración de impuestos para el año. Se puede reclamar este estado civil por 2 años después del fallecimiento de su cónyuge. Por el 1º de diciembre del último año en que usted es elegible de presentar su declaración como viudo(a) calificado(a), debiera presentar un nuevo formulario W-4, indicando su estado civil como Soltero(a) para el año que viene.

Casado pero Retiene con la Tasa Mayor de Soltero 
Debiera marcar el casillero Casado(a) pero que se retiene a la tasa mayor de Soltero si usted es casado pero encuentra que no se están reteniendo suficientes impuestos como para cubrir su obligación tributaria. Esto podría ocurrir, por ejemplo, cuando ambos cónyuges trabajan. En este caso, puede ser conveniente que usted llene la Hoja de Trabajo para Dos Asalariados/Dos Empleos, lo cual se explica más adelante.

Descuentos de Retención

Mientras más descuentos que usted reclama en la línea 5 de la Forma W-4, lo menos impuesto a la renta federal va a retenerse de su paga. Para poder tener el monto máximo de impuesto retenido de su pago, ingresaría "0" en la línea 5. Esto no significa que no va a reclamar ninguna exención cuando presenta su declaración de impuestos, ni que está negando su derecho de reclamar exenciones. Simplemente es una forma de tener más impuesto retenido de su paga.

El número de descuentos que usted puede, o debiera reclamar, depende de varios factores, incluyendo el número de exenciones que espera poder reclamar cuando presenta su declaración anual del impuesto a la renta federal; si usted tiene más que un trabajo; los ajustes, deducciones y créditos que espera reclamar para el año; y si usted va a declarar como cabeza de familia. Y si usted es casado y su cónyuge trabaja, tendrá que determinar cuántos descuentos cada uno de ustedes va a reclamar para efectos de la retención del impuesto. Un factor será la decisión de presentar una declaración conjunta o declarar por separado y si se declaran por separado, quién va a reclamar las exenciones para los dependientes que ustedes tengan.

Hojas de Trabajo para la Forma W-4

Hay hojas de trabajo adjuntas a la Forma W-4. Éstas incluyen la Hoja de Trabajo para Descuentos Personales, la Hoja de Trabajo para Deducciones y Ajustes, y la Hoja de Trabajo para Dos Asalariados/Dos Empleos. Las hojas de trabajo sirven para ayudarle en la determinación del número de descuentos que se reclaman para efectos de la retención de impuestos y son para sus registros personales. Usted no necesariamente tiene que reclamar el número de descuentos que resultan al completar estas hojas de trabajo. Y las cifras que usted ocupa en llenar estas hojas de trabajo no le obligan en cuanto al número de exenciones, las deducciones o los créditos que efectivamente puede reclamar cuando presenta su declaración anual de impuestos.

Las hojas de trabajo tienen el objeto de servir como guía y generalmente van a indicar el monto apropiado que se debiera retener de su paga si usted las completa correctamente y puede prever y estimar los conceptos que van a afectar su situación tributaria para el año de una manera razonablemente precisa. No necesariamente tiene que completar las tres hojas de trabajo. Por lo general, debiera completar la Hoja de Trabajo para Descuentos Personales y debiera completar las otras dos hojas si correspondan en su caso.

Cuando Usted Tiene Más que Un Trabajo

Debiera completar solamente un juego de hojas de trabajo para efectos de la Forma W-4, incluso cuando tiene más que un trabajo. No puede reclamar los mismos descuentos con más que un empleador al mismo tiempo. Pero puede dividir el número total de los descuentos que está reclamando entre las distintas Formas W-4 que tiene que presentar con cada empleador de la manera que usted quiera. Puede reclamar todos sus descuentos en una sola Forma W-4 y ninguna en la(s) otra(s) Forma(s), o puede dividirlas de cualquiera otra manera que usted elija.

Cuando Usted Es Casado

Si es casado, usted y su cónyuge debieran completar un juego de hojas de trabajo para ambos si piensan presentar una declaración conjunta de impuestos. Uno de los cónyuges no puede reclamar el mismo descuento de retención que está reclamando el otro cónyuge. Pero pueden dividir el número total de sus descuentos entre los dos de la manera que quieran. Si piensan presentar declaraciones por separado, cada uno debiera completar sus propias hojas de trabajo.

Hoja de Trabajo para Descuentos Personales

Si sigue las indicaciones para cada línea en esta hoja de trabajo, el resultado debiera representar el número de descuentos por exenciones personales que sea lo adecuado para su situación tributaria. Al reclamar este número de descuentos, el impuesto que se retiene de su paga debiera llevar una estrecha correlación con su obligación efectiva de impuestos. Éste es el propósito de la hoja de trabajo.

Según indicado en las notas al fondo de esta hoja de trabajo, si usted espera que va a poder detallar deducciones o si espera tener ajustes que van a reducir sus ingresos afectos al impuesto, es posible que pueda reducir la cantidad de impuestos que se retienen de su paga. En este caso, debiera completar la Hoja de Trabajo para Deducciones y Ajustes. En caso contrario, si usted tiene más que un trabajo, o si es casado y su cónyuge también trabaja, pueda ser necesario aumentar la cantidad de impuestos que se retienen. En esa situación, debiera completar la Hoja de Trabajo para Dos Asalariados/Dos Empleos.

Líneas A y B - Usted Mismo

Debiera reclamar un descuento para usted mismo en la línea A, a menos que otra persona puede reclamarle como dependiente en su declaración de impuestos. Agregue un descuento adicional en la línea B si una de las condiciones indicadas corresponde en su caso. Esto no es el mismo y no debiera confundirse con la exención que usted reclama por sí mismo en la línea A o la exención que reclama por su cónyuge en la línea C. En vez de eso, corresponde a un descuento adicional por tomarse en cuenta al determinar la cantidad de impuestos que se va a retener de su paga. En este sentido, los descuentos para efectos de completar la Forma W-4 y tener el impuesto retenido de su paga no son las mismas que las exenciones que usted reclama cuando presenta su declaración anual del impuesto a la renta.

Línea C - Su Cónyuge

En la línea C puede reclamar un descuento correspondiente a la exención por su cónyuge. Por lo general, usted reclamaría este descuento si piensa presentar una declaración conjunta y su cónyuge, si está trabajando, no está reclamando su propio descuento. También es posible que cada cónyuge reclame su propio descuento, incluso cuando piensan presentar una declaración conjunta. Si son casados y piensan declarar por separado, ambos cónyuges debieran reclamar el descuento por su propia exención.

Línea D - Dependientes

La línea D es para el número de dependientes que espera poder reclamar cuando presenta su declaración de impuestos. Debiera tener presente que hay una gradual reducción y eliminación de la deducción por exenciones personales cuando su ingreso bruto ajustado (AGI por sus siglas en inglés) está por sobre un cierto tope, que se define en base de su estado civil para efectos tributarios. Cuando usted estima que su AGI va a exceder el tramo máximo en que empieza la reducción de la exención, debiera indicar "0" en la línea D. En el caso que su AGI esperado está dentro del tramo para la reducción gradual de la exención, hay una hoja de trabajo en la Publicación 505 del Servicio de Impuestos Internos (IRS), Retención de Impuestos e Impuesto Estimado, en que se prorratea el número de descuentos que usted puede reclamar para sus exenciones por dependientes.

Línea E - Cabeza de Familia

Puede reclamar un descuento adicional en la línea E si espera que va a poder presentar una declaración como cabeza de familia. Para calificar, no puede estar casado(a) y tiene que pagar más de la mitad del costo de mantener un hogar que es el principal hogar durante todo el año para su padre quien usted puede reclamar como dependiente, o un hogar en que usted vive más de la mitad del año con su hijo(a) calificado(a) u otro dependiente.

Línea F - Crédito por Gastos del Cuidado de Hijos o Dependientes

En la línea F puede reclamar un descuento si espera tener gastos de por lo menos $1.500 durante el año para que otra persona cuide a su hijo(a) que tiene menos de 13 años de edad, o para que cuide a su cónyuge u otro dependiente quien no puede cuidarse solo, para que usted pueda trabajar o buscar trabajo. Estos gastos se pueden tomar como crédito en su declaración, directamente reduciendo su obligación tributaria, así se toman en cuenta para efectos de la retención de impuestos. Puede reclamar el descuento aquí en la línea F, o puede tomar el crédito en cuenta en la Hoja de Trabajo para Deducciones y Ajustes.

Línea G - Crédito Tributario por Hijos

En la línea G puede reclamar descuentos adicionales por el crédito tributario por hijos, que también reduce directamente su obligación tributaria. El crédito y por lo tanto el número de descuentos que puede reclamar para efectos de la retención de impuestos, depende del nivel de sus ingresos y el número de hijos elegibles. Los niveles de ingresos están sujetos a cambio de año en año y están indicados en la forma misma, en la línea G. Si el menor es su hijo, hija, hijastro, hijastra, nieto, nieta o hijo(a) adoptado(a), quien usted puede reclamar como dependiente, el menor tiene menos de 17 años de edad y es ciudadano o residente de los Estados Unidos, usted puede tomar el crédito tributario por hijos. Igual que en el caso del crédito por los gastos del cuidado de hijos o dependientes en la línea F, se puede reclamar un descuento aquí en la línea G por el crédito tributario por hijos, o puede tomar el crédito en cuenta en la Hoja de Trabajo para Deducciones y Ajustes.

Hoja de Trabajo para Deducciones y Ajustes

Usted debiera completar la Hoja de Trabajo para Deducciones y Ajustes si quiere reducir la cantidad de impuesto que se retiene que su pago (aumentar el número de sus descuentos) porque:
· usted está planeando detallar deducciones en su declaración de impuestos en vez de tomar la deducción estándar,
· piensa que va a tener ajustes que reducen su ingreso bruto ajustado, o
· piensa que va a poder reclamar créditos tributarios que van a reducir directamente su obligación tributaria.

Para poder completar esta hoja de trabajo, va a necesario que usted haga una estimación razonable de los montos de sus deducciones detalladas, los ajustes a sus ingresos tributables y los créditos.

Deducciones Detalladas

En la línea 1 de esta hoja de trabajo, se ingresa su total estimado de deducciones detalladas para el año. Éstas son las deducciones que usted reclama en el Anexo A de la Forma 1040. Algunos de los tipos de deducciones detalladas usted pueda reclamar están indicados en la descripción para esta línea (gastos médicos en exceso del 7,5% de su Ingreso Bruto Ajustado, impuestos estatales y locales, intereses sobre una deuda hipotecaria y donaciones caritativas).

La categoría de deducciones detalladas misceláneas incluye algunos gastos que son deducibles en la medida que exceden el 2% de su Ingreso Bruto Ajustado. Estos incluyen gastos no reembolsados de empleados que están relacionados al trabajo y ciertos gastos incurridos en manejar sus inversiones. Hay otros tipos de deducciones misceláneas que están totalmente deducibles. Estos incluyen gastos laborales relacionados con una discapacidad, que son gastos de servicios o artículos vinculados con la discapacidad que la persona paga para poder efectuar su trabajo. Otras deducciones misceláneas que son totalmente deducibles son:
· Pérdidas por hechos fortuitos o robo de propiedad que se tiene para la generación de ingresos tributables,
· Una inversión en un contrato de renta vitalicia que no se recupera, cuando los pagos cesan debido al fallecimiento del beneficiario,
· El impuesto federal sobre la herencia que se paga sobre ingresos recibidos por cuenta del fallecido,
· Devoluciones de más de $3.000 bajo reclamos de derechos cuando usted ya había incluido estos montos en sus ingresos tributables anteriormente, y
· Pérdidas del juego, hasta el monto de cualesquiera ganancias del juego que usted declara.

Ingreso Bruto Ajustado (AGI)

El total de sus deducciones detalladas también pueda estar sujeto a un límite si el ingreso bruto ajustado (AGI) que usted espera percibir es sobre un cierto monto. Este monto límite, definido como un monto fijo en dólares, generalmente cambia de año en año y está indicado en la descripción para la línea 1 en la hoja de trabajo. Por lo tanto, para estimar en forma precisa sus deducciones detalladas, también tendrá que hacer una estimación razonable de lo que será su AGI para el año, para poder determinar el monto por el cual sus gastos médicos exceden el 7,5% de su AGI, el monto por el cual las deducciones misceláneas exceden el 2% de su AGI y para determinar si el total de sus deducciones detalladas estará sujeto al límite, en base del nivel de su AGI.

Para determinar su AGI, tiene que estimar los ajustes que espera poder hacer, que reducen sus ingresos afectos al impuesto. Estos ajustes se ingresan en la línea 5 de la hoja de trabajo. Así, tendrá que llenar la línea 5 primero, para poder calcular el monto que se ingresa en la línea 1. Los ajustes a los ingresos se declaran en la primera hoja de la Forma 1040 o la 1040A cuando usted presenta su declaración e incluyen:
· Aportes a un arreglo individual de ahorros para la jubilación (IRA) o los aportes que usted hace a su propio plan de pensión si trabaja por cuenta propia,
· Aportes a una cuenta de ahorros para la salud (HSA) o una cuenta de ahorros médicos (MSA),
· Los intereses sobre un préstamo para la educación,
· La mitad del impuesto sobre el trabajo por cuenta propia, que es el equivalente del impuesto de seguro social y Medicare cuando el contribuyente trabaja por cuenta propia,
· El costo de un seguro médico para los contribuyentes que trabajan por cuenta propia,
· Gastos de educadores,
· Multa por el retiro anticipado de ahorros,
· Pagos por pensión alimenticia a un cónyuge divorciado,
· Gastos de mudanza,
· Gastos de artistas intérpretes,
· Pérdidas netas operacionales que se traspasan de un año a otro,
· Costo de viajes para Reservistas,
· Pago por servir en un jurado, cuando se entrega el pago a su empleador, y
· Deducción por vehículos de combustible limpio.

Créditos Tributarios

La línea 5 de esta hoja de trabajo incluye los créditos tributarios. El crédito por los gastos de cuidado de hijos y dependientes y el crédito tributario por hijos se incluyen en la Hoja de Trabajo para Descuentos Personales, pero también pueden incluirse en esta hoja de trabajo en vez de la otra. Además, se pueden incluir estimaciones de cualesquier otros créditos para los cuales usted piensa que podrá calificar, tales como:
· Crédito para los ancianos o discapacitados,
· Crédito por intereses hipotecarios,
· Crédito por impuestos extranjeros,
· Crédito por vehículos eléctricos calificados
· Crédito por el impuesto mínimo de un año anterior,
· Crédito por ingreso del trabajo,
· Crédito por costos de adopción,
· Crédito general de negocios,
· Crédito por aportes a una cuenta de ahorros para la jubilación, y
· Crédito Hope o el crédito por aprendizaje perpetuo por gastos de educación.

Una vez estimados los montos que corresponden a estos créditos, tendrán que convertirse en asignaciones para efectos de la retención de impuestos. Esto se puede hacer al completar la Hoja de Trabajo 7, "Convirtiendo Créditos a Descuentos de Retención", que se encuentra en la Publicación 919 del IRS, "¿Cómo Ajusto la Retención de Mi Impuesto?". Básicamente, esta hoja de trabajo toma su crédito y lo multiplica por su tasa efectiva de impuesto, en base del total de sus ingresos tributables.

Otros Ingresos

En la línea 6 de la Hoja de Trabajo para las Deducciones y Ajustes, debiera estimar sus ingresos provenientes de fuentes en adición a su sueldo, tales como:
· intereses,
· dividendos,
· ganancias de capital, y
· arriendos.

Las líneas restantes en la hoja de trabajo debieran llenarse en base de las instrucciones y los cálculos indicados. Esto dará como resultado el número enmendado de descuentos que usted puede reclamar en su Forma W-4.

Hoja de Trabajo para Dos Asalariados/Dos Empleos

Según indica su nombre, esta hoja de trabajo puede ayudarle a tener suficiente impuesto retenido de su paga cuando usted tiene más que un empleo, o si es casado y ambos cónyuges trabajan. Primero, tendrá que llenar la Hoja de Trabajo para Descuentos Personales, ya que el número total de descuentos indicados en esa hoja de trabajo se ingresa en la línea 1 de esta hoja de trabajo. Y si usted ajustó sus descuentos en la Hoja de Trabajo para Deducciones y Ajustes, se ocuparía el total de esta hoja de trabajo en vez de la cifra de la Hoja de Trabajo para Descuentos Personales.

La cifra que va en la línea 2 de esta hoja de trabajo se toma de la Tabla 1. Esta tabla está separada en dos secciones distintas, acorde al estado civil para efectos tributarios: casado que presenta una declaración conjunta y todos los otros estados civiles. Dentro de la sección apropiada, primero usted busca el tramo que corresponde a su sueldo del empleo que le paga mejor y después busca la cantidad de descuentos que corresponden a los ingresos del otro trabajo, con el menor nivel de remuneraciones, si usted tiene más que un trabajo, o el nivel de remuneraciones del trabajo de su cónyuge, si gana menos que usted. Si la cifra resultante, que representa la reducción en el número de descuentos que puede reclamar, es menos que la cifra en la línea 1, entonces se resta la cifra en la línea 2 de la cifra en la línea 1 y este resultado es el número reducido de descuentos que usted reclamará en su W-4.

Al contrario, si la cifra en la línea 2 es mayor que aquella en la línea 1, tiene que completar el resto de la hoja de trabajo. Se ocupa la Tabla 2 para encontrar la cifra correspondiente al empleo que le paga mejor y luego se siguen las instrucciones para completar la hoja de trabajo. El resultado es el monto adicional en dólares que se tiene que retener en cada período de pago para evitar que se retenga demasiado poco impuesto. Este monto se ingresa en la línea 6 de su Forma W-4.