Según el Servicio de Impuestos Internos (IRS)
El IRS no da instrucciones sobre cómo organizar y archivar sus registros. Pero en su Publicación 552, Mantenimiento de Registros para Individuos, dice que se debiera "mantenerlos de una manera que permite a usted y al IRS determinar su impuesto correcto".
Con respecto a cuánto tiempo hay que guardar los registros, según el IRS, "debe guardar sus registros por el tiempo que puedan requerirse para la administración de cualquiera disposición del Código de Impuestos Internos. Generalmente esto significa que debe guardar los registros que respaldan las partidas presentadas en su declaración hasta que se vence el período de prescripción para la declaración."
El período de prescripción es el plazo durante el cual se puede presentar una declaración enmendada, o que el IRS puede revisar o hacer una auditoria de su declaración y cobrar impuestos adicionales. Aparte del hecho de que el período de prescripción no tiene límite en el caso de una declaración fraudulenta, el período general de prescripción es 3 años si se deben impuestos adicionales, o 3 años después de haber presentado la declaración o 2 años después de haber pagado el impuesto, cualquier plazo que termine después, cuando se presenta un reclamo para un crédito o devolución después de haber presentado su declaración.
Si usted no declara un ingreso que debía haber declarado y es más del 25% del ingreso bruto presentado en su declaración, tiene que guardar sus registros por 6 años y si presenta un reclamo por una pérdida de valores, debiera guardar sus registros por 7 años.
Base de su Vivienda y Otras Propiedades
Hay algunos registros que usted necesita guardar por un plazo más largo. Estos incluyen los registros para determinar la base de su vivienda y otras propiedades. Debiera guardar estos registros hasta que vence el plazo de prescripción para el año en que la propiedad está vendida o enajenada.
Además, si usted tiene un negocio que se maneja desde su casa o si arrienda una parte de su vivienda, va a necesitar saber la base de su vivienda para poder calcular la depreciación. También debiera guardar la documentación que demuestra el costo de los equipos y otros activos que ocupa en su negocio en la casa para efectos de los cálculos de depreciación y para calcular la ganancia o pérdida realizada cuando están vendidos o enajenados.
Los registros que guarda para su vivienda debieran mostrar el precio de compra, los costos de la liquidación de la compraventa y el costo de cualesquiera mejoras que haya hecho. También debe guardar registros de cualesquier pérdida fortuita y los reembolsos del seguro.
Si usted recibe una propiedad en una permuta no afecta al impuesto, su base en la propiedad que recibe es generalmente la misma que su base en la propiedad que entrega. Debiera guardar registros de la vieja propiedad, así como de la nueva propiedad, hasta que vence el plazo de prescripción para el año en que se vende o se enajena la nueva propiedad.
Cálculos de Depreciación
Debiera guardar una copia de sus cálculos de depreciación sobre su vivienda, las mejoras que haya hecho y sobre cualesquier otros activos que tiene, como una propiedad que usted tiene para el arriendo, con su declaración de impuestos para el año, para respaldar los montos que haya reclamado como deducciones por concepto de depreciación.
También debiera guardar una copia de estos cálculos de depreciación en sus archivos para respaldar la base en su vivienda y otros activos, para poder llevar hacia delante el saldo de depreciación acumulada y la base ajustada, de un año a otro, para que pueda determinar la base ajustada en la propiedad y la ganancia o pérdida que realice cuando se vende o se enajena la vivienda u otra propiedad.
Los registros que guarda para sus inversiones, tales como acciones, bonos y fondos mutuos, debieran permitirle determinar su base en la inversión y la ganancia o pérdida que realiza cuando vende o rescata la inversión. Guarde sus estados de cuenta del corredor y la documentación de cualesquiera reinversión de dividendos, divisiones de acciones, las cargas sobre su cuenta y los descuentos en la emisión original de acciones.
Cómo Archivar sus Registros
Puede ser que usted prefiera guardar los registros relacionados a sus declaraciones de impuestos en un archivo aparte, para facilitar la referencia a ellos. De esta manera se mantiene todo junto para tener fácil acceso a la información que necesita si surja alguna consulta con respecto a su declaración o si esté sujeto a una auditoria o revisión, o cuando necesite una copia de sus registros tributarios para solicitar un préstamo, empezar un negocio o para otros propósitos. Y cuando empieza a prepararse para la confección de la declaración el próximo año, tendrá la declaración del año anterior a mano, para usarla como referencia.
Los registros que respaldan los montos presentados en su declaración debieran archivarse junto con una copia de su declaración. Cuando confecciona su declaración, tiene que organizar sus registros, recibos y otra documentación para poder calcular los montos correspondientes que va a presentar en su declaración. Posiblemente usted querrá archivar estos registros de la misma manera, agrupados según cómo aparecen en su declaración.
Puede guardar su copia de la declaración de impuestos para cada año junto con todos los recibos, estados de cuenta, hojas de trabajo, cálculos y otra documentación agrupados y ordenados para respaldar cada partida individual, según se presenta en su declaración. Una manera sería tener un sobre para todos los registros relacionados a una cierta partida, o puede ser suficiente tener una sola carpeta o sobre por año. Por ejemplo, necesita guardar una copia de su declaración junto con copias de sus formas W-2, 1099 y cualquiera otra evidencia de sus ingresos, y recibos y documentación de sus gastos deducibles.
Otros documentos, necesarios para efectos de impuestos, también sirven otros propósitos, como la declaración de liquidación de la compraventa de su vivienda. Estos documentos probablemente van a formar parte de sus registros financieros permanentes. Puede ser conveniente incluir una fotocopia de estos documentos permanentes en su archivo de impuestos, o si solamente necesita ciertos datos de estos documentos, podría usar un sistema de referencia cruzada para poder ubicar los documentos que respaldan las partidas en su declaración de impuestos.
Registros Anuales
Copias de las Declaraciones de Impuestos y Sus Anexos
Guarde copias de sus declaraciones de impuestos y los anexos por año. Si usted presenta su declaración en forma electrónica, debiera imprimir y guardar una copia y/o guardar una copia electrónica de la declaración. Normalmente como parte del proceso de declaración electrónica, una vez que haya terminado de ingresar los datos, le da la opción de imprimir o guardar una copia de la declaración. También debiera guardar una copia del acuse de recibo de su declaración por parte del IRS, lo cual le llega por medio de un correo electrónico.
Guarde copias de sus formas W-2 y 1099 como evidencia de sus ingresos y del impuesto a la renta federal que fue retenido. Guarde copias de las Formas 1040-ES si usted hace pagos estimados del impuesto durante el año. Si tiene que pagar un saldo de impuesto cuando presenta su declaración, guarde una copia del cheque cancelado, el comprobante del pago por tarjeta de crédito o débito, o la confirmación de un pago que se hace por transferencia electrónica de fondos. Cuando recibe una devolución, guarde una copia del cheque o la confirmación del depósito directo en su cuenta bancaria.
Solicitando una Copia de su Declaración del IRS
Si necesita una copia de su declaración de impuestos, puede solicitarla al IRS, presentando la Forma 4506, Solicitud de una Copia de la Declaración de Impuestos. Se puede bajar esta forma del sitio web del IRS a www.irs.gov. El IRS le enviará una copia completa de su declaración, junto con copias de sus formas W-2 para el año. Hay un cargo para esta copia. Se puede solicitar copias de las declaraciones para el año recién terminado y para los 6 años anteriores.
Solicitando una Transcripción del IRS
Si no necesariamente necesita una copia de la declaración entera, pero necesita información de la declaración, puede solicitar una transcripción, que muestra la mayoría de las partidas de la declaración según fue presentada, incluyendo las partidas en las formas y anexos adjuntos. En la mayoría de los casos, una transcripción satisface los requerimientos de las instituciones financieras para efectos de pedir un préstamo, para comprobar sus ingresos, por ejemplo. Puede solicitar una transcripción presentando la Forma 4506-T, Solicitud de Transcripción de la Declaración de Impuestos. No hay un cargo para este servicio. Las transcripciones generalmente están disponibles para el año recién declarado y para los 3 años anteriores.
Hojas de Trabajo del IRS
Dentro de las instrucciones y publicaciones del IRS se encuentran varias distintas hojas de trabajo que se ocupan para calcular los distintos montos que se presentan en la declaración. Usted debiera guardar una copia de cualquiera de estas hojas de trabajo que le corresponde y que usted completa. Debiera guardarlas juntas con la declaración a que corresponden.
Existen hojas de trabajo para los siguientes propósitos:
• Para determinar el costo de mantener un hogar, para ver si usted califica para el estado civil de Cabeza de Familia,
• Para determinar la porción del sostenimiento de una persona que usted aporta, para ver si puede reclamar a esa persona como dependiente,
• Para determinar si tiene que incluir la devolución de impuestos a la renta estatales y locales en sus ingresos afectos al impuesto a la renta federal,
• Para calcular la cantidad del costo de un seguro grupal de vida que tiene que incluir en los ingresos, cuando tiene cobertura de más de $50.000 por una póliza grupal de seguro de vida proporcionada por su empleador,
• Para calcular el límite sobre las deducciones que se pueden tomar por el arriendo de una vivienda que se ocupa como hogar,
• Para determinar si alguna parte de sus beneficios de seguro social está afecta al impuesto,
• Método simplificado para determinar el monto tributable de las pensiones y anualidades que usted recibe,
• Para calcular el impuesto sobre dividendos calificados y ganancias de capital,
• Para calcular la deducción por aportes a un arreglo individual de ahorros para la jubilación (IRA),
• Para calcular el Ingreso Bruto Ajustado Modificado para efectos del IRA tradicional y el IRA Roth,
• Para la deducción de intereses sobre un préstamo para estudios,
• Para calcular la deducción por matrícula y cargos,
• Para calcular la deducción por seguro de salud para personas que trabajan por cuenta propia,
• Para calcular la deducción estándar en el caso de personas que otro contribuyente puede reclamar como dependiente,
• Para determinar las deducciones detalladas,
• Para calcular el impuesto en el Anexo D,
• Para determinar la deducción por exenciones,
• Para determinar si tiene que llenar la Forma 6251, Impuesto Mínimo Alternativo,
• Para calcular el crédito tributario por hijos,
• Para calcular el crédito por ingresos del trabajo,
• Lista de revisión para determinar si está elegible para el crédito por ingresos del trabajo.
Cualesquier otros cálculos, que no constituyen anexos o hojas de trabajo estándares del IRS pero que usted confecciona para determinar los montos que presenta en su declaración, también debieran guardar juntos con la copia de su declaración para el año a que corresponden.
Documentación de los Ingresos
Los siguientes registros que respaldan los ingresos que usted declara cada año pueden guardarse en un archivo junto con su copia de la declaración de impuestos.
• Colillas de los cheques de pago o liquidaciones de sueldo.
Puede ser conveniente guardar estos hasta que recibe su forma W-2, resumiendo su remuneración para el año.
• W-2 - Comprobante de Retribuciones e Impuestos
Este comprobante es el respaldo para el monto que usted declara como ingreso de sueldos y el impuesto retenido y debiera archivarlo con la copia de su declaración. Puede ser que usted prefiera guardar copias de sus W-2's hasta que se jubila o empieza a recibir beneficios del seguro social. Esta documentación sirve para efectos de comprobación en el caso que surja alguna pregunta con respecto a su historia de trabajo o sus ingresos. Cabe notar que puede revisar sus ingresos acumulados y sus beneficios, solicitando un Resumen de su Seguro Social en línea a www.ssa.gov.
• Libro diario o agenda de ingresos de propinas.
Guarde el libro diario, agenda u otro registro de sus propinas, o la Forma 4070A del IRS, Registro Diario de Propinas del Empleado, si usted ocupa ese formulario.
• Documentación de premios, bonos, opciones de acciones y otros incentivos que recibe como empleado. Los montos debieran estar incluidos en su W-2.
• Declaraciones de compensación de desempleo y la Forma 1099-G.
• Formas 1099 para intereses, dividendos, distribuciones de ganancias de capital y otros ingresos.
• Estados de cuenta de corredores, para respaldar sus ganancias y pérdidas de capital.
• Pensiones y Anualidades
Guarde copias de los recibos o estados de cuenta de los montos que usted recibe y copias de la hoja de trabajo en las instrucciones para la declaración de impuestos para calcular la porción de su pensión o anualidades que está afecta al impuesto. Debiera guardar copias de estas hojas de trabajo completadas hasta que recupera el monto entero de sus aportes al plan de pensión o anualidades.
• Cuando usted trabaja por cuenta propia, los informes, libros y registros contables de su negocio sirven como la documentación para confeccionar los anexos correspondientes de su declaración de impuestos, como el Anexo C o C-EZ, y respaldan la cantidad de ingresos del negocio que usted declara.
Las personas que trabajan por cuenta propia también debieran guardar copias de sus declaraciones de impuestos con el Anexo SE, Impuesto sobre el Trabajo por Cuenta Propia, para efectos de comprobar sus ingresos y eventuales beneficios de seguro social.
• Anexos K-1 para respaldar su participación en los ingresos de una sociedad colectiva.
• Cuando vende su casa o algún otro bien, debiera guardar los documentos que muestran el precio de venta y los gastos asociados a la venta, como las comisiones. También necesita saber la base ajustada de la propiedad para determinar la ganancia o pérdida que realiza cuando la vende.
• Ganancias y pérdidas del juego.
Guarde una agenda u otro registro de sus ganancias y pérdidas, que muestra la fecha y el tipo de actividad de juego, el nombre y la dirección o ubicación del establecimiento de juego, los nombres de las otras personas que estaban presentes con usted en el establecimiento y la cantidad que usted ganó o perdió.
• Estados de cuenta de sus tarjetas de crédito y débito y los recibos, y las confirmaciones y estados de cuenta que muestran las transferencias electrónicas de fondos por cualesquier otros ingresos que usted recibe.
Documentación de los Gastos para las Deducciones y Créditos
En general, usted debiera guardar en sus archivos su prueba de pago, incluyendo recibos por los pagos en efectivo, estados de cuentas bancarias y cheques cancelados, estados de cuenta para tarjetas de crédito y débito, y confirmaciones y estados de cuenta que muestran las transferencias electrónicas de fondos.
Podría agrupar sus recibos por categoría, para respaldar los montos individuales presentados en su declaración. Los estados de cuenta bancaria y de las tarjetas de crédito y débito puedan servir como respaldo para más de un tipo de gastos. Se podría guardar estos estados de cuenta en un archivo general de respaldo para los gastos del año. Si usted guarda sus estados de cuenta en otro archivo personal, puede incluir una copia en sus archivos para impuestos, o incluir una referencia cruzada al otro archivo.
En adición a sus estados de cuenta bancaria y de tarjetas de crédito y débito, y sus recibos y otra prueba de pago, los siguientes son algunos de los otros registros que debiera guardar para respaldar los ajustes a sus ingresos y las deducciones y créditos.
Ajustes a los Ingresos:
• Arreglos Individuales de Ahorros para la Jubilación (IRAs):
o Documentación de los aportes que usted hace durante el año,
o Estados de cuenta de su IRA y
o Forma 5498, Información sobre los Aportes a un IRA, para cada año, mostrando los aportes que usted hizo, las distribuciones que recibió y el valor de su cuenta IRA.
• Gastos de traslado:
o Recibos para los gastos de transporte y de viaje,
o Rendiciones de gastos de traslado que se entregan al empleador y
o Documentación del reembolso del empleador.
• Ajustes relacionados a la educación:
o Forma 1098-E, Intereses sobre un Préstamo de Estudios,
o Estados de cuenta de matrícula y cargos y
o Avisos de adjudicación de becas y otra ayuda financiera.
Deducciones Detalladas
• Gastos de atención médica y dental:
o Registros médicos y recetas,
o Estados de cuenta de médicos, hospitales, clínicas y otros proveedores de servicios de atención de salud,
o Documentación de reembolsos de seguros,
o Bitácora o libro diario de sus gastos reales de transporte o una bitácora de las millas que maneja que se relacionan con sus viajes para recibir atención médica,
o Si usted paga gastos médicos calificados con una distribución de una Cuenta de Ahorros para la Salud (HSA por sus siglas en inglés) o de una Cuenta de Ahorros Médicos (MSA), guarde un registro del nombre y la dirección de cada persona que pagó, el monto y la fecha del pago.
• Impuestos:
o Formas W-2 y 1099-R que muestran el impuesto a la renta estatal y local que fue retenido de su sueldo o pensión,
o Copias de las declaraciones de impuestos estatales y locales y los comprobantes de pagos de impuestos estimados,
o Forma 1099-G si usted recibió una devolución del impuesto a la renta estatal,
o Estado de cuenta de un crédito hipotecario o los comprobantes de pago, para los impuestos sobre el bien inmueble,
o Copia de la declaración de liquidación de la compraventa de su vivienda, para los impuestos devengados sobre el bien inmueble,
o Tasaciones del impuesto sobre los bienes inmuebles y prueba de pago y
o Si usted toma una deducción por los impuestos estatales y locales a la venta que efectivamente pagó en vez de usar la tabla opcional, debe guardar los recibos que muestran el impuesto a las ventas que pagó.
• Intereses:
o Estados de pago o comprobantes para los pagos de un crédito hipotecario, para el gasto de intereses y
o Forma 1098, Declaración de Intereses Hipotecarios.
• Donaciones Caritativas
o Recibos de las organizaciones benéficas, mostrando su nombre y la fecha y el monto de la donación,
o Acuse de recibo de la organización cuando hace una donación en efectivo por $250 o más,
o Declaración por escrito de la organización benéfica por las donaciones de las cuales usted saca algún beneficio, que tienen un valor de más de $75 y que son parcialmente en la forma de bienes o servicios,
o Acuse de recibo de la organización cuando usted dona un automóvil, bote o avión,
o Registros, en una agenda o bitácora, de sus gastos desembolsados cuando realiza servicios voluntarios para una organización benéfica,
o Agenda o bitácora de los gastos reales de transporte, o una bitácora de las millas que maneja con relación a trabajos voluntarios para una organización benéfica,
o Para las donaciones de bienes, se necesita un recibo de la organización, mostrando su nombre, la fecha y lugar de la donación y una descripción suficientemente detallada de los bienes y
o Registros fidedignas, como tasaciones, del valor normal de los bienes en el mercado en la fecha de la donación, evidencia del costo u otra base de los bienes y los términos de cualesquiera condiciones conectadas a la donación.
• Pérdidas fortuitas y robos de bienes no relacionados a un negocio:
o Informe de la compañía de seguros o informe de la policía que muestra la naturaleza de la pérdida, que sea un accidente en automóvil, un incendio, tormenta, etc., y que la pérdida fue un resultado directo del hecho fortuito,
o Títulos a la propiedad, mostrando que usted es el dueño,
o Tasaciones que muestran la disminución del valor de la propiedad en el mercado debido al hecho fortuito y
o Copias de los formularios en que presenta el reclamo a la compañía de seguros y los reembolsos recibidos.
• Gastos del trabajo de empleados:
o Agenda o bitácora de los gastos relacionados al trabajo, con recibos,
o Copias de rendiciones de gastos presentadas a su empleador y
o Registros de los reembolsos o asignaciones, como un viático, que usted recibe de su empleador.
• Deducciones misceláneas:
o Colilla del pago de sueldo o liquidaciones de pago que muestra descuentos por cuotas que se pagan al sindicato u otros descuentos que constituyen gastos relacionados al trabajo,
o Agenda o bitácora de gastos incurridos en buscar trabajo y recibos,
o Documentación de gastos relacionados a inversiones y
o Anexo K-1 por los gastos deducibles traspasados por una sociedad colectiva.
Si usted tiene un negocio que maneja desde su casa, guarde una copia del cálculo que hace para determinar el porcentaje de su casa que se usa para fines del negocio. Guarde copias de sus cuentas de gastos generales del hogar, como electricidad, agua y alcantarillado, gas y otros, y copias de sus cálculos de depreciación sobre su casa y los bienes que se ocupan en su negocio.
Archivos Permanentes o de Largo Plazo
Sus archivos permanentes o de largo plazo debieran incluir documentación que le permite determinar la base de su vivienda y otros activos y sus inversiones. Estos registros debieran incluir:
• Declaración de la liquidación de la compraventa de su casa y otras propiedades,
• Títulos de propiedad y escrituras,
• Registros de créditos hipotecarios,
• Copias de acuerdos de préstamos,
• Tasaciones,
• Documentación de las mejoras que haya efectuado a su vivienda,
• Cálculos de depreciación y
• Estados de cuenta de corredores, para documentar la base en sus inversiones en acciones, fondos mutuos y otros.
Hay registros personales que usted necesita guardar en forma indefinida, que sirven una variedad de propósitos, incluido el impuesto a la renta:
• Certificados de nacimiento, de usted, su cónyuge y dependientes,
• Tarjetas de seguro social,
• Documentos de inmigración y naturalización,
• Documentos de descarga del militar,
• Certificado de matrimonio,
• Copia de su acuerdo por escrito de separación, o el orden judicial de divorcio o de manutención por separación, para efectos de corroborar su estado civil y para respaldar la deducción o el ingreso en el caso que usted paga o recibe una pensión alimenticia del cónyuge divorciado,
• Si usted está reclamando una exención para un dependiente bajo un acuerdo de sostenimiento múltiple, necesita guardar una copia de la declaración firmada por todos los otros individuos que están elegibles y pudieran haber reclamado la exención,
• Crédito tributario por el cuidado de menores y dependientes: Usted necesita el nombre, dirección y número de identificación de contribuyente de todas las personas u organizaciones que prestaron el servicio de cuidado de su hijo o dependiente. Puede usar la Forma W-10 para solicitar esta información del prestador del servicio,
• Si usted está incapacitado y tiene menos de 65 años de edad, necesita una declaración de un médico certificando que está permanente y totalmente incapacitado en la fecha en que jubila,
• Para los Veteranos incapacitados, se ocupa la Forma 21-0172, Certificación de la Incapacitación Permanente y Total, emitido por el Departamento de Asuntos de Veteranos, la cual reemplaza la declaración de incapacitación de un médico,
• Arreglos Individuales de Ahorros para la Jubilación (IRAs):
Guarde copias de las siguientes formas y registros hasta que haya recibido todas sus distribuciones de su(s) IRA(s).
o Forma 5498, Información sobre Aportes a un IRA, o una declaración similar que recibe para cada año, mostrando los aportes hechos al IRA, las distribuciones recibidas y el valor de la cuenta de(los) IRA(s),
o Forma 1099-R, Distribución de Planes de Pensión, Anualidades, Jubilación o Repartición de Ganancias, IRAs, Contratos de Seguros, etc., para cada año en que recibe una distribución y
o Forma 8606, IRAs No Deducibles, para cada año en que usted hace un aporte no deducible a su IRA o recibe distribuciones de un IRA, cuando haya hecho aportes no deducibles. • Documentación de su afiliación con un plan de jubilación,
• Documentación de la formación legal de un negocio, si usted es propietario o socio, como los artículos de incorporación, estatutos de una sociedad colectiva y el registro estatal y local del negocio
Usando Software para Manejar sus Finanzas Personales
Si usted maneja sus finanzas personales y mantiene sus registros usando un software, aún tiene que guardar documentación corroborando los datos ingresados en el software. También será importante tener suficiente respaldo de sus archivos y programas computacionales. Si tiene un negocio que maneja desde su casa o es dueño de un negocio fuera de la casa, debiera tener respaldos en otro lugar y un plan de contingencia para la recuperación en el evento de un apagón, falla computacional u otro hecho imprevisto o fortuito.
Descartando los Registros que Ya No se Necesitan
Cuando usted decide que ya no es necesario seguir guardando ciertos documentos, debiera triturarlos antes de descartarlos, para proteger su privacidad personal y los números de tarjetas de crédito o débito, números de cuentas bancarias y otros datos sensibles.
Resumen
• Guarde copias de sus declaraciones de impuestos en un archivo separado, por lo menos 3 años, junto con todos los registros que respaldan específicamente los montos que están informados en cada declaración anual.
• No olvide de guardar copias de las hojas de trabajo y otros cálculos.
• Guarde los registros que respaldan la base que tiene en su vivienda y otros bienes y en sus inversiones por un plazo más largo, según sea necesario.
• Mantenga un archivo permanente de los registros que va a necesitar para efectos tributarios y para otros propósitos, en base continua.
• En sus archivos de impuestos, incluya copias de registros que mantiene en otros archivos, que también sirven para respaldar los montos incluidos en sus declaraciones de impuestos, o haga una anotación de una referencia cruzada para poder identificar y ubicar estos registros cuando los necesita para efectos de impuestos.
• Mantenga respaldos de sus registros computacionales.
• Destruya los documentos personales cuando ya no se necesitan, para proteger su privacidad e identidad.
• Para determinar la porción del sostenimiento de una persona que usted aporta, para ver si puede reclamar a esa persona como dependiente,
• Para determinar si tiene que incluir la devolución de impuestos a la renta estatales y locales en sus ingresos afectos al impuesto a la renta federal,
• Para calcular la cantidad del costo de un seguro grupal de vida que tiene que incluir en los ingresos, cuando tiene cobertura de más de $50.000 por una póliza grupal de seguro de vida proporcionada por su empleador,
• Para calcular el límite sobre las deducciones que se pueden tomar por el arriendo de una vivienda que se ocupa como hogar,
• Para determinar si alguna parte de sus beneficios de seguro social está afecta al impuesto,
• Método simplificado para determinar el monto tributable de las pensiones y anualidades que usted recibe,
• Para calcular el impuesto sobre dividendos calificados y ganancias de capital,
• Para calcular la deducción por aportes a un arreglo individual de ahorros para la jubilación (IRA),
• Para calcular el Ingreso Bruto Ajustado Modificado para efectos del IRA tradicional y el IRA Roth,
• Para la deducción de intereses sobre un préstamo para estudios,
• Para calcular la deducción por matrícula y cargos,
• Para calcular la deducción por seguro de salud para personas que trabajan por cuenta propia,
• Para calcular la deducción estándar en el caso de personas que otro contribuyente puede reclamar como dependiente,
• Para determinar las deducciones detalladas,
• Para calcular el impuesto en el Anexo D,
• Para determinar la deducción por exenciones,
• Para determinar si tiene que llenar la Forma 6251, Impuesto Mínimo Alternativo,
• Para calcular el crédito tributario por hijos,
• Para calcular el crédito por ingresos del trabajo,
• Lista de revisión para determinar si está elegible para el crédito por ingresos del trabajo.
• Arreglos Individuales de Ahorros para la Jubilación (IRAs):
o Documentación de los aportes que usted hace durante el año,
o Estados de cuenta de su IRA y
o Forma 5498, Información sobre los Aportes a un IRA, para cada año, mostrando los aportes que usted hizo, las distribuciones que recibió y el valor de su cuenta IRA.
o Recibos para los gastos de transporte y de viaje,
o Rendiciones de gastos de traslado que se entregan al empleador y
o Documentación del reembolso del empleador.
o Forma 1098-E, Intereses sobre un Préstamo de Estudios,
o Estados de cuenta de matrícula y cargos y
o Avisos de adjudicación de becas y otra ayuda financiera.
o Registros médicos y recetas,
o Estados de cuenta de médicos, hospitales, clínicas y otros proveedores de servicios de atención de salud,
o Documentación de reembolsos de seguros,
o Bitácora o libro diario de sus gastos reales de transporte o una bitácora de las millas que maneja que se relacionan con sus viajes para recibir atención médica,
o Si usted paga gastos médicos calificados con una distribución de una Cuenta de Ahorros para la Salud (HSA por sus siglas en inglés) o de una Cuenta de Ahorros Médicos (MSA), guarde un registro del nombre y la dirección de cada persona que pagó, el monto y la fecha del pago.
o Formas W-2 y 1099-R que muestran el impuesto a la renta estatal y local que fue retenido de su sueldo o pensión,
o Copias de las declaraciones de impuestos estatales y locales y los comprobantes de pagos de impuestos estimados,
o Forma 1099-G si usted recibió una devolución del impuesto a la renta estatal,
o Estado de cuenta de un crédito hipotecario o los comprobantes de pago, para los impuestos sobre el bien inmueble,
o Copia de la declaración de liquidación de la compraventa de su vivienda, para los impuestos devengados sobre el bien inmueble,
o Tasaciones del impuesto sobre los bienes inmuebles y prueba de pago y
o Si usted toma una deducción por los impuestos estatales y locales a la venta que efectivamente pagó en vez de usar la tabla opcional, debe guardar los recibos que muestran el impuesto a las ventas que pagó.
o Estados de pago o comprobantes para los pagos de un crédito hipotecario, para el gasto de intereses y
o Forma 1098, Declaración de Intereses Hipotecarios.
o Recibos de las organizaciones benéficas, mostrando su nombre y la fecha y el monto de la donación,
o Acuse de recibo de la organización cuando hace una donación en efectivo por $250 o más,
o Declaración por escrito de la organización benéfica por las donaciones de las cuales usted saca algún beneficio, que tienen un valor de más de $75 y que son parcialmente en la forma de bienes o servicios,
o Acuse de recibo de la organización cuando usted dona un automóvil, bote o avión,
o Registros, en una agenda o bitácora, de sus gastos desembolsados cuando realiza servicios voluntarios para una organización benéfica,
o Agenda o bitácora de los gastos reales de transporte, o una bitácora de las millas que maneja con relación a trabajos voluntarios para una organización benéfica,
o Para las donaciones de bienes, se necesita un recibo de la organización, mostrando su nombre, la fecha y lugar de la donación y una descripción suficientemente detallada de los bienes y
o Registros fidedignas, como tasaciones, del valor normal de los bienes en el mercado en la fecha de la donación, evidencia del costo u otra base de los bienes y los términos de cualesquiera condiciones conectadas a la donación.
o Informe de la compañía de seguros o informe de la policía que muestra la naturaleza de la pérdida, que sea un accidente en automóvil, un incendio, tormenta, etc., y que la pérdida fue un resultado directo del hecho fortuito,
o Títulos a la propiedad, mostrando que usted es el dueño,
o Tasaciones que muestran la disminución del valor de la propiedad en el mercado debido al hecho fortuito y
o Copias de los formularios en que presenta el reclamo a la compañía de seguros y los reembolsos recibidos.
o Agenda o bitácora de los gastos relacionados al trabajo, con recibos,
o Copias de rendiciones de gastos presentadas a su empleador y
o Registros de los reembolsos o asignaciones, como un viático, que usted recibe de su empleador.
o Agenda o bitácora de gastos incurridos en buscar trabajo y recibos,
o Documentación de gastos relacionados a inversiones y
o Anexo K-1 por los gastos deducibles traspasados por una sociedad colectiva.
• Títulos de propiedad y escrituras,
• Registros de créditos hipotecarios,
• Copias de acuerdos de préstamos,
• Tasaciones,
• Documentación de las mejoras que haya efectuado a su vivienda,
• Cálculos de depreciación y
• Estados de cuenta de corredores, para documentar la base en sus inversiones en acciones, fondos mutuos y otros.
• Tarjetas de seguro social,
• Documentos de inmigración y naturalización,
• Documentos de descarga del militar,
• Certificado de matrimonio,
• Copia de su acuerdo por escrito de separación, o el orden judicial de divorcio o de manutención por separación, para efectos de corroborar su estado civil y para respaldar la deducción o el ingreso en el caso que usted paga o recibe una pensión alimenticia del cónyuge divorciado,
• Si usted está reclamando una exención para un dependiente bajo un acuerdo de sostenimiento múltiple, necesita guardar una copia de la declaración firmada por todos los otros individuos que están elegibles y pudieran haber reclamado la exención,
• Crédito tributario por el cuidado de menores y dependientes: Usted necesita el nombre, dirección y número de identificación de contribuyente de todas las personas u organizaciones que prestaron el servicio de cuidado de su hijo o dependiente. Puede usar la Forma W-10 para solicitar esta información del prestador del servicio,
• Si usted está incapacitado y tiene menos de 65 años de edad, necesita una declaración de un médico certificando que está permanente y totalmente incapacitado en la fecha en que jubila,
• Para los Veteranos incapacitados, se ocupa la Forma 21-0172, Certificación de la Incapacitación Permanente y Total, emitido por el Departamento de Asuntos de Veteranos, la cual reemplaza la declaración de incapacitación de un médico,
• Arreglos Individuales de Ahorros para la Jubilación (IRAs):
Guarde copias de las siguientes formas y registros hasta que haya recibido todas sus distribuciones de su(s) IRA(s).
o Forma 5498, Información sobre Aportes a un IRA, o una declaración similar que recibe para cada año, mostrando los aportes hechos al IRA, las distribuciones recibidas y el valor de la cuenta de(los) IRA(s),
o Forma 1099-R, Distribución de Planes de Pensión, Anualidades, Jubilación o Repartición de Ganancias, IRAs, Contratos de Seguros, etc., para cada año en que recibe una distribución y
o Forma 8606, IRAs No Deducibles, para cada año en que usted hace un aporte no deducible a su IRA o recibe distribuciones de un IRA, cuando haya hecho aportes no deducibles. • Documentación de su afiliación con un plan de jubilación,
• Documentación de la formación legal de un negocio, si usted es propietario o socio, como los artículos de incorporación, estatutos de una sociedad colectiva y el registro estatal y local del negocio
Si usted maneja sus finanzas personales y mantiene sus registros usando un software, aún tiene que guardar documentación corroborando los datos ingresados en el software. También será importante tener suficiente respaldo de sus archivos y programas computacionales. Si tiene un negocio que maneja desde su casa o es dueño de un negocio fuera de la casa, debiera tener respaldos en otro lugar y un plan de contingencia para la recuperación en el evento de un apagón, falla computacional u otro hecho imprevisto o fortuito.
• No olvide de guardar copias de las hojas de trabajo y otros cálculos.
• Guarde los registros que respaldan la base que tiene en su vivienda y otros bienes y en sus inversiones por un plazo más largo, según sea necesario.
• Mantenga un archivo permanente de los registros que va a necesitar para efectos tributarios y para otros propósitos, en base continua.
• En sus archivos de impuestos, incluya copias de registros que mantiene en otros archivos, que también sirven para respaldar los montos incluidos en sus declaraciones de impuestos, o haga una anotación de una referencia cruzada para poder identificar y ubicar estos registros cuando los necesita para efectos de impuestos.
• Mantenga respaldos de sus registros computacionales.
• Destruya los documentos personales cuando ya no se necesitan, para proteger su privacidad e identidad.
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